Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

RoViJe GmbH, Eichenstraße 3a, 61476 Kronberg im Taunus, vertreten durch die Geschäftsführer Jens Becker und Robert Bierich.
Anbieter der Plattform IMB 360
E-Mail: jb@rovije.com · Telefon: +49 151 1501 3521

Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

2. Worum es geht

Das Backoffice ist kein öffentliches Angebot. Es wird von unseren Kunden, deren Ansprechpartnern, den zuständigen Experten (Steuerkanzleien) und unserem eigenen Team genutzt, um Unterlagen auszutauschen, Belege und Kontoauszüge zu erfassen, die Buchhaltung vorzubereiten und Immobilien zu verwalten. Ein Zugang wird ausschließlich von uns eingerichtet.

3. Welche Daten wir verarbeiten und wozu

• Zugangsdaten: Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Rolle, Organisation, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, das Passwort (nur verschlüsselt gespeichert) und bei der Zwei-Faktor-Anmeldung das zugehörige Geheimnis. Zweck: Anmeldung, Zugriffsschutz und Zuordnung zu den Kunden.
• Unterlagen und Buchhaltungsdaten: hochgeladene Belege, Kontoauszüge, Verträge und sonstige Dokumente sowie die daraus gewonnenen Angaben – etwa Namen, Anschriften und Bankverbindungen von Geschäftspartnern, Mietern und Eigentümern, Beträge, Buchungen und Zahlungen. Zweck: Erbringung unserer Leistungen für den jeweiligen Kunden (Buchhaltung, Verwaltung, Übergabe an den Experten).
• Kontaktdaten für die Kommunikation: E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Mietern (je Mieter am Mietvertrag) sowie die E-Mail-Adresse, unter der wir den Kunden erreichen. Zweck: Kommunikation mit Mietern und Kunden im Rahmen der Verwaltung, etwa Hinweise zu offenen Mietzahlungen oder Mitteilungen an den Kunden.
• Mitteilungen von Mietern: Meldet sich ein Mieter bei uns – am Telefon, per E-Mail, per Brief oder persönlich –, hält der Betreuer am Mietvertrag fest, wann und auf welchem Weg die Mitteilung kam, was der Mieter mitgeteilt hat und was wir geantwortet haben. Diese Vermerke lesen der zuständige Betreuer, unsere Leitung und – im Kundenportal, nur lesend – der Eigentümer (unser Kunde), zu dessen Objekt das Mietverhältnis gehört; interne Notizen dazu sieht der Eigentümer nicht. Zweck: Bearbeitung des Anliegens, Unterrichtung des Eigentümers und Nachvollziehbarkeit der Verwaltung des Mietverhältnisses.
• Nachrichten: Nachrichten zwischen Kunde und Betreuer, Rückfragen zu Dokumenten und Benachrichtigungen im System. Zweck: Abstimmung im Rahmen des Auftrags.
• Spracheingabe: Nachrichten können Sie statt zu tippen auch sprechen. Die Sprachaufnahme wird nur dazu verwendet, sie in Text umzuwandeln; bei uns wird sie nicht gespeichert. Sie sehen den Text, können ihn ändern oder verwerfen und senden ihn erst danach selbst ab. Die Spracheingabe ist freiwillig – Sie können jede Nachricht weiterhin tippen.
• Gesprächsprotokolle: Schließt der Betreuer ein Gespräch ab, hält er in einem kurzen Protokoll fest, was vereinbart wurde und wer welche Aufgabe übernimmt. Das Protokoll lesen der Betreuer und unsere Leitung; der Kunde nur, wenn wir das für ihn eingerichtet haben. Zweck: Nachvollziehbarkeit der Absprachen und der daraus entstehenden Aufgaben.
• Protokoll: Welche Person wann welche Änderung oder welchen Zugriff vorgenommen hat, einschließlich der IP-Adresse. Zweck: Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung, Sicherheit und Missbrauchserkennung.
• E-Mails: Beim Versand von Einladungen und Hinweisen verarbeiten wir Empfängeradresse, Name und Inhalt der Nachricht.

4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung des Vertrags mit unseren Kunden und Einrichtung der Zugänge.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere nach § 147 AO und § 257 HGB.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, nachvollziehbaren Betrieb (Protokoll, Anmeldeschutz) und an einer effizienten Erfassung von Belegen.

Soweit wir Daten Dritter (z. B. von Mietern oder Geschäftspartnern) aus den Unterlagen eines Kunden verarbeiten, geschieht dies im Rahmen des Auftrags dieses Kunden.

5. Empfänger und Dienstleister

• Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen): Betrieb der Server, der Datenbank und des Dokumentenspeichers in einem Rechenzentrum in Deutschland, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung.
• OpenAI: automatisches Auslesen von Belegen und Kontoauszügen. Dafür wird die jeweilige Datei übermittelt. Außerdem der Entwurf eines Gesprächsprotokolls: Dafür wird ausschließlich der Text der Nachrichten des betreffenden Gesprächs übermittelt – ohne Namen, Anhänge oder Stammdaten; der Betreuer prüft und bestätigt den Entwurf, bevor etwas gespeichert wird. Bei der Spracheingabe wird die Sprachaufnahme zur Umwandlung in Text an OpenAI übermittelt und der erkannte Text an Ihren Browser zurückgegeben; in unseren Systemen wird die Aufnahme nicht gespeichert. Die Verarbeitung kann auch in den USA stattfinden.
• OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich): Kartenausschnitt mit der Lage eines Objekts in der Objektansicht. Beim Anzeigen lädt Ihr Browser die Kartenkacheln direkt von OpenStreetMap; dabei wird Ihre IP-Adresse an OpenStreetMap übermittelt. Für die Lage übermitteln wir einmalig die Anschrift des Objekts (keine Personendaten) an den Dienst Nominatim und speichern die ermittelten Koordinaten am Objekt.
• Twilio SendGrid: Versand von E-Mails aus dem Backoffice. Auch hier kann eine Verarbeitung in den USA stattfinden.
• Experten (Steuerkanzleien): Der für einen Kunden zuständige Experte erhält die für ihn freigegebenen Unterlagen und Buchungsdaten.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt. Das Backoffice enthält keine Analyse- oder Tracking-Dienste.

6. Cookies und Speicherung im Browser

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Speicher ein; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

• Das Anmelde-Cookie hält Sie angemeldet. Es gilt nur kurz und wird bei Aktivität erneuert; nach längerer Untätigkeit und spätestens nach der Höchstdauer einer Anmeldung werden Sie abgemeldet.
• Ein Cookie merkt sich, welchen Kunden bzw. welche Gesellschaft Sie gerade ausgewählt haben.
• Im Speicher Ihres Browsers liegen der Stand Ihrer Anmeldung (für die Abmeldewarnung), die Ansicht des Menüs und – nur bis zum Schließen des Fensters – nicht gespeicherte Formulareingaben vor einer automatischen Abmeldung.

7. Speicherdauer

• Buchungsrelevante Unterlagen und Einträge: zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind.
• Protokolleinträge über Zugriffe ohne Buchungsbezug: zwölf Monate.
• IP-Adressen im Protokoll: 90 Tage; danach wird die Adresse entfernt, der Eintrag selbst bleibt.
• Übrige Daten: solange das Vertragsverhältnis bzw. Ihr Zugang besteht und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Pflichten es verlangen.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer Löschung entgegenstehen. Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Adresse.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

9. Sicherheit

Die Verbindung zum Backoffice ist verschlüsselt. Unser eigenes Team meldet sich zusätzlich mit einem zweiten Faktor an. Jeder Nutzer sieht nur die Kunden, denen er zugeordnet ist.